Tietosuojavastaavat kokoontuivat ensimmäisen kerran Kouvolassa syksyllä 2016. Tapaaminen johti päätökseen kokoontua säännöllisesti, sillä ryhmän tuki ja asiantuntemus todettiin tärkeäksi tietosuojatyössä. Ryhmä on kokoontunut kaikkiaan kuusi kertaa.
Toimintaan osallistuu alueen tietosuojavastaavien lisäksi sosiaaliasiamies, potilasasiamies sekä Eksoten tietosuoja-asioista vastaava lakimies. Lisäksi ryhmään on osallistunut kutsuttuna SOTE ICT -projektipäällikkö Timo Ukkola (Kymenlaakson liitto) sekä tietopalvelupäällikkö Jaana Riivari (Kouvola Hyvinvointipalvelut).
Alkuun puheenjohtajan ja sihteerin tehtäviä kierrätettiin. Syksyllä 2017 ryhmän pysyväksi puheenjohtajaksi valittiin Ulla Riva (Kotka, Sosiaali- ja terveydenhuolto) ja sihteeriksi Lasse Koste (Carea).
Alueellinen työryhmä on laatinut toimintansa pohjaksi toimintasuunnitelman ja tavoitteita, joiden pohjalta työtä tehdään. Tietosuojavastaavat ovat ensimmäisestä kokoontumisesta lähtien huomioineet EU-asetuksen ja sen vaatimukset suunnitelmissaan.
Ryhmän tavoitteina on:
• Tietosuojaresurssin varaaminen maakuntavalmisteluun
• EU-asetuksen soveltamiseen valmistautuminen (alkaa 25.5.2018)
• Tietosuojan nykytila - analyysin tekeminen
• Luoda maakuntaan:
o yhteiset käytönvalvonnan käytänteet
o yhteinen tietoturva- ja tietosuojasitoumus (sähköinen)
o tietosuojan materiaalipankki
o yhteinen tietosuojapolitiikka - malli
o yhteinen tietosuojapoikkeamien käsittelymalli
o lomakemallisto uusiin palveluihin (esimerkiksi suostumuslomake),
lomakkeiden suunnittelussa pyritään ensisijaisesti sähköiseen asiointiin
Ryhmän on tarkoitus hyväksyttää tehdyt tuotokset maakunnallisella Tietosuoja- ja tietoturvaryhmällä, ryhmän toiminnan käynnistyttyä. Tietosuojavastaavat ovat valinneet ko. ryhmään edustajakseen tietosuojavastaava Marita Meriluodon (Kouvola Hyvinvointipalvelut).
Ryhmä pyrkii resursoimaan tietosuojavastaava edustajia myös Sote - tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteihin sekä suurimpiin hallituksen kärkihankkeiden työryhmiin.
Tietosuojaryhmän toimesta järjestettiin 2017 yksi alueellinen tietosuojakoulutus Carean alueellisena koulutuksena Kotkassa. Kouluttaja oli Tampereen kaupungin tietosuojavastaavana työskentelevä Ari Andreasson ja teemana oli EU-asetukseen valmistautuminen. Toinen vastaava koulutus pidetään tammikuussa 18.1.2018 johdolle ja esimiehille. Kouluttajaksi on kutsuttu asianajaja, CIPP/E Jukka Lång.
Ryhmän puolesta Marita Meriluoto ja Ulla Riva
Uusi Kymenlaakso